Datenschutzhinweise
Evangelischer Kirchenkreis Hagen
gemäß § 14 DSG-EKD
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Evangelischer Kirchenkreis Hagen
Dödterstraße 10, 58095 Hagen
Telefon: 02331 9082-0
E-Mail: info@kirchenkreis-hagen.de
Website: www.kirchenkreis-hagen.de
2. Datenschutzbeauftragte/r
Den/die betriebliche/n Datenschutzbeauftragte/n erreichen Sie unter:
SecurCon GmbH & Co. KG
Max-Planck-Str. 7, 59423 Unna
Telefon: 0800 - 21 96 531
E-Mail: info@securcon.de
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage des Kirchengesetzes über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) sowie ergänzender Regelungen. Maßgebliche Rechtsgrundlagen sind:
• § 6 Abs. 1 lit. a DSG-EKD – Einwilligung der betroffenen Person
• § 6 Abs. 1 lit. b DSG-EKD – Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen
• § 6 Abs. 1 lit. c DSG-EKD – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
• § 6 Abs. 1 lit. d DSG-EKD – Schutz lebenswichtiger Interessen
• § 6 Abs. 1 lit. e DSG-EKD – Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung eines öffentlichen Amtes
• § 6 Abs. 1 lit. f DSG-EKD – berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten
Die im Einzelfall jeweils anwendbare Rechtsgrundlage wird in den spezifischen Abschnitten dieser Datenschutzhinweise (z. B. Abschnitt 8 für Microsoft Forms) angegeben.
4. Zwecke der Datenverarbeitung
Der Evangelische Kirchenkreis Hagen verarbeitet personenbezogene Daten zu folgenden allgemeinen Zwecken:
• Durchführung seelsorgerlicher, diakonischer und gemeindlicher Aufgaben
• Verwaltung von Mitgliedschaften, Spenden und Beiträgen
• Kommunikation mit Gemeindemitgliedern, Kooperationspartnern und der Öffentlichkeit
• Veranstaltungsorganisation und -verwaltung
• Erfüllung gesetzlicher, kirchenrechtlicher und aufsichtsbehördlicher Verpflichtungen
• Abwicklung von Beschäftigungsverhältnissen
5. Empfänger personenbezogener Daten
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Mögliche Empfänger sind:
• Kirchliche Stellen der Evangelischen Kirche von Westfalen (EKvW) und der EKD
• Diakonische Einrichtungen und sonstige kirchliche Träger
• Steuerberater, Wirtschafts- und Buchprüfer (soweit gesetzlich erforderlich)
• Behörden und staatliche Stellen (bei gesetzlicher Verpflichtung)
• Dienstleister, die im Auftrag des Kirchenkreises tätig sind (Auftragsverarbeiter gem. § 29 DSG-EKD), insbesondere IT-Dienstleister
6. Datenübermittlung in Drittländer
Grundsätzlich werden personenbezogene Daten nicht in Drittländer außerhalb der EU/des EWR übermittelt. Sofern im Einzelfall eine solche Übermittlung stattfindet (z. B. durch den Einsatz bestimmter Cloud-Dienste), erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß § 47 DSG-EKD (z. B. EU-Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschluss). Hinweise auf einen Drittlandtransfer finden sich, soweit relevant, in den spezifischen Abschnitten dieser Datenschutzhinweise.
7. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche bzw. kirchenrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder gesperrt. Die im Einzelfall geltende Speicherdauer wird ggf. in den spezifischen Abschnitten dieser Datenschutzhinweise angegeben.
8. Einsatz von Microsoft Forms
8.1 Beschreibung und Zweck
Der Evangelische Kirchenkreis Hagen setzt Microsoft Forms ein, um Online-Umfragen, Abfragen und Formulare zu erstellen und durchzuführen. Diese können sowohl intern (an Mitarbeitende des Kirchenkreises) als auch extern (an Dritte, z. B. Gemeindemitglieder, Interessierte, Kooperationspartner) verteilt werden.
8.2 Verarbeitete Daten
Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Forms können folgende Daten erhoben und verarbeitet werden:
• Von Ihnen freiwillig eingegebene Antwortdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, sonstige Angaben im Formular)
• Technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel, Browserinformationen) – durch Microsoft als Auftragsverarbeiter
• Ggf. Microsoft-Kontodaten, sofern eine Anmeldung mit einem Microsoft-Konto erfolgt
Welche Daten im Einzelnen erhoben werden, hängt von der jeweiligen Abfrage ab. Die konkreten Datenfelder sind dem jeweiligen Formular zu entnehmen.
8.3 Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer Daten über Microsoft Forms erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 6 Abs. 1 lit. a DSG-EKD. Durch das Ausfüllen und Absenden des Formulars erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer angegebenen Daten für den im Formular genannten Zweck einverstanden.
Sofern die Nutzung des Formulars der Vorbereitung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses dient, kann die Verarbeitung auch auf § 6 Abs. 1 lit. b DSG-EKD gestützt werden.
8.4 Auftragsverarbeitung – Microsoft
Anbieter von Microsoft Forms ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Microsoft verarbeitet Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter gemäß § 29 DSG-EKD. Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement).
Microsoft ist im Rahmen unserer Microsoft-365-Lizenz verpflichtet, Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) vorrangig in EU-Rechenzentren zu verarbeiten. Eine Verarbeitung in den USA oder anderen Drittländern kann jedoch technisch bedingt nicht vollständig ausgeschlossen werden. In diesem Fall stützt sich die Übermittlung auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO / § 47 DSG-EKD) sowie auf den EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023).
Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
8.5 Speicherdauer
Die über Microsoft Forms erhobenen Daten werden im Tenant des Kirchenkreises Hagen (Microsoft 365) gespeichert und nach Abschluss der jeweiligen Abfrage und Auswertung, spätestens jedoch nach einem Jahr, gelöscht, sofern keine anderen Aufbewahrungspflichten bestehen.
8.6 Freiwilligkeit
Die Teilnahme an Abfragen über Microsoft Forms ist freiwillig. Sofern ein Formular als anonyme Abfrage konfiguriert ist, werden keine personenbezogenen Daten erhoben, die eine direkte Identifizierung ermöglichen.
9. Ihre Rechte als betroffene Person
Gemäß DSG-EKD stehen Ihnen folgende Rechte zu:
• Auskunftsrecht (§ 17 DSG-EKD): Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung (§ 18 DSG-EKD): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (§ 19 DSG-EKD): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 20 DSG-EKD): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 22 DSG-EKD): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem gängigen Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (§ 23 DSG-EKD): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit diese auf § 6 Abs. 1 lit. e oder f DSG-EKD gestützt wird.
• Widerruf einer Einwilligung: Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den/die Datenschutzbeauftragte/n des Kirchenkreises Hagen (siehe Abschnitt 2).
10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen kirchlichen Datenschutzaufsicht zu beschweren. Für den Evangelischen Kirchenkreis Hagen ist dies:
Behörde
Der Beauftragte für den Datenschutz der EKD (BfD EKD) – Außenstelle Dortmund
Friedhof 4, 44135 Dortmund
Telefon: 0231:533827-0
E-Mail: mitte-west@datenschutz.ekd.de
Website: https://datenschutz.ekd.de
11. Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise bei Bedarf anzupassen, insbesondere um geänderten gesetzlichen Anforderungen oder einer geänderten Datenverarbeitungspraxis Rechnung zu tragen. Die aktuell gültige Fassung ist auf unserer Website abrufbar und wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt.
Stand: Juni 2025
